#1 – Automatiseer taken met een Property Management System
Een goed Property Management System (PMS) automatiseert een groot deel van je dagelijkse taken en zorgt ervoor dat je personeel veel minder tijd moet besteden aan administratieve rompslomp. Het Bookingplanner PMS dashboard biedt je een duidelijk overzicht van je reserveringen waarin je eenvoudig wijzigingen kan aanbrengen. Je hoeft dus niets manueel bij te houden in een boek! Het dashboard verschaft je ook toegang tot automatisch gegenereerde lijsten en rapporten die je ondersteunen bij taken zoals kamers schoonmaken, gasten inchecken, het ontbijt voorbereiden, belastingen aangeven, cijfers analyseren … Het rapport toeristenbelasting, bijvoorbeeld, verzamelt alle nodige gegevens voor een opgegeven periode, die je vervolgens in slechts 2 klikken kan exporteren!
Versnel het incheckproces verder door de Booking.com’s online check-in functionaliteit te activeren of door een zelfbedieningskiosk aan Bookingplanner te koppelen. Met een slimme kiosk in jouw ontvangstruimte kunnen gasten zelf in- of uitchecken op ieder moment, zelfs wanneer je receptiemedewerker bezet of afwezig is. Voor check-ins die manueel gebeuren, komen tools zoals de 365id scanner goed van pas! In slechts enkele seconden worden de persoonlijke gegevens van je gasten gecontroleerd en opgeslagen in je PMS.
#2 – Werk samen met de juiste partners
Onze software kan geconnecteerd worden met een brede waaier aan integratiepartners die tijdbesparende diensten en tools aanbieden. Hier zijn enkele integraties die tijdrovende taken kunnen versnellen en automatiseren:
- Key connect
Werk met een leverancier van elektronische sleutelsystemen om je gasten snel toegang tot hun kamers te verlenen, met behulp van een fysieke sleutelkaart of een smartphone. - Point of sales system
Hotels omvatten vaak meerdere verkooppunten: de receptie, de bar of het restaurant, de wellness, roomservice ... Met een POS-systeem kan je alle aankopen van een bepaalde klant of kamer centraliseren op één rekening. - Revenue Management System
Een Revenue Management System zoals RoomPriceGenie or RevControl stelt meerdere keren per dag optimale kamerprijzen voor, die je automatisch kan uploaden op alle gekoppelde boekingskanalen. - Accounting connect
Automatiseer je facturatie & boekhouding en vermijd fouten door te integreren met een van onze boekhoudpartners. Door de automatische verwerking en uitwisseling van gegevens besparen zowel jij als je boekhouder heel wat tijd (en dus geld)!
#3 – Vereenvoudig jouw betaalmethode
Het is sterk aanbevolen om een Payment Service Provider (PSP) te gebruiken zoals Mollie of Stripe. Koppel die met je Booking Engine om rechtstreekse klanten de mogelijkheid te geven de betaling op voorhand uit te voeren of te autoriseren. Op die manier worden hun betaalgegevens al voor hun aankomst automatisch geverifieerd en veilig bewaard zodat je personeel er niet meer aan hoeft te denken. Klanten bij het in- of uitchecken vragen om te betalen is niet bepaald het leukste onderdeel van de job, dus waarom deze ongemakkelijke stap niet overslaan?
Indien gasten liever achteraf betalen, kan je vanuit Bookingplanner de transactie eenvoudig uitvoeren of een betaalverzoek verzenden met één enkele klik. Het resultaat: je personeel verliest minder tijd met het controleren van creditcards of het afhandelen van no-shows, late annuleringen, chargebacks ...
#4 – Automatiseer de communicatie richting gasten
Zoals je ongetwijfeld weet, vormt gastencommunicatie een belangrijk aspect van het runnen van een B&B, hotel of vakantiehuis. Elke boeking impliceert een aantal e-mails vóór, tijdens en na het verblijf: een bevestiging, een paar reminders, praktische info, upsell-berichten, een uitnodiging om een review achter te laten, nieuwsbrieven ... Met de email-feature in ons PMS kan je e-mailtemplates aanmaken, personaliseren en automatisch laten uitsturen op het gepaste moment!
Een van de belangrijkste communicatiekanalen waarover je beschikt, is echter je officiële website. Zorg ervoor dat die gebruiksvriendelijk is, alle nodige informatie bevat en een eenvoudig rechtstreeks boekingsproces biedt. Dit zal het aantal oproepen en e-mails naar je accommodatie beperken. Om het jezelf nog makkelijker te maken, kan je een chatbot integreren (met Quicktext) die 24/7 veelgestelde vragen kan beantwoorden.
Optimaliseer je manier van werken en bespaar een hoop tijd
Wil je graag meer info over de tijdbesparende software-oplossingen die wij bieden? Aarzel niet om ons te contacteren via onderstaand formulier!
